آشنایی با نرم افزارهای سازمانی

پورتال

پیشرفت و گسترش روزافزون تکنولوژی، سبب مجازی شدن اکثر اقدامات شد و این روزها انواع مختلفی از ارائه خدمات در بستر فضای مجازی را شاهد هستیم که نمونه آن دولت الکترونیک است. از این رو انواع مختلفی از پورتال‌ها را داریم   .

پورتال یا درگاه بستری است که به معرفی خدمات آنلاین می‌پردازد و در واقع بستری است که امکانات لازم برای ارائه خدمات فیزیکی به شکل آنلاین را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند و به نوعی وب سایتی است که از امکانات و فضا سازی‌های سازمانی‌تر برخوردار است.

پورتال‌ها هم نوعی وب سایت هستند با این تفاوت که خدمات آن‌ها بسیار فراتر از وب سایت‌هاست و تصوری که ما از وب سایت داریم با دیدن این حجم از خدمات در پورتال‌ها تغییر می‌کند.

 

پورتال سازمانی

پورتال سازمانی قالبی است که مجموع خدمات، فرآیندها و مدیریت اطلاعات یک سازمان در این قالب بر بستری از فضای آنلاین پیکربندی می‌شود؛ چراکه امروزه نیاز سازمان‌ها در سراسر جهان ارائه خدمات با سرعت بالا و کیفیت مطلوب است و پورتال سازمانی آنلاین بهترین راه برای تحقق این نیاز است.

پورتال‌های سازمانی در مقیاس بزرگتر، فنی‌تر و کاربردی‌تر نسبت به وب سایت‌ها قرار دارند.

بسته به نیازمندی‌ها و ساختار یک سازمان امکاناتی که در یک پورتال سازمانی ارائه می‌شود، متفاوت بوده و دامنه و تنوع فراوانی دارند.

امکانات متداول در یک پورتال سازمانی

·       برقراری ارتباط درون‌ سازمانی میان مدیران و پرسنل

·       دریافت گزارش از نرم‌افزارهایی نظیر حسابداری یا نرم‌افزارهای پرسنلی

·       سیستم مدیریت دانش و فناوری

·       سیستم گردش کار

·       سیستم مدیریت اسناد

·       اطلاع‌رسانی و اخبار سازمانی

·       دستورالعمل‌ها

·       برگزاری جلسات آنلاین

·       همکاری گروهی برای انجام وظایف

مزیت‌های پورتال سازمانی

پورتال سازمانی معمولا با هدف آسان‌سازی دسترسی به اطلاعات طراحی شده و پیاده سازی می‌شود. در کنار این هدف، پورتال سازمانی دارای مزایایی هم می باشد که به آن‌ها می‌پردازیم.

از مزایای پورتال سازمانی می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

ü    افزایش امنیت فیزیکی اطلاعات

ü    بهینه سازی راه به دست آوردن اطلاعات بیزینسی

ü    بالابردن فهم و اطلاعات کاربران از خروجی و بهینه سازی سازمان

ü    کاهش بوروکراسی و تسهیل ارتباطات

ü    بهبود اجرای فرآیندها

ü    ایجاد سبک کاری مثبت و بهبود یافته در کسب و کار و سازمان‌ها

ü    افزایش قابلیت ارزیابی عملکرد

ü    بهبود کارآیی

هرچقدر تعداد پرسنل سازمان بیشتر باشد، ضرورت دراختیار داشتن پورتال سازمانی نیز بیشتر می‌شود و احساس نیاز به آن بسیار ملموس واقع می‌گردد. البته توجه داشته باشید که سازمان‌های کوچک‌تر نیز حتما به پورتال سازمانی نیاز خواهند داشت، اما نه به اندازه سازمان‌‌های بزرگ‌تر.

گام به گام راه‌اندازی پورتال سازمانی

در قدم اول باید به ارزیابی کلی سازمان پرداخت و ابعاد کلی پورتال مورد نیاز بر اساس تعداد پرسنل و حجم سازمان محاسبه شود.

در گام بعدی به بررسی زیرساخت‌های سخت‌افزاری سازمان می‌پردازیم تا مشخص شود سازمان از چه تجهیزات فنی برخوردار است و چه تعداد از کارکنان می‌‌توانند به شبکه‌ داخلی متصل شوند.

سپس به شناسایی نقاط ضعف سازمان از نظر بهره‌وری و فرآیندهای پرهزینه و غیراصولی می‌پردازیم تا برای پیاده‌سازی در اولویت قرار گیرند.

اکنون نوبت به تصمیم در رابطه با روش حل مشکلات احصا شده می‌رسد که بدون استفاده از نظر مشاوران خبره و با تجربه ممکن است مشکلات جدی را به دنبال داشته باشد؛ چراکه برخی راه‌کارها ممکن است هزینه‌های جانبی بسیاری را تحمیل کنند و در صورتی که راهکارهای پیشنهادی راه حل مناسبی برای رفع مشکلات موجود نباشند، برگشت از مسیر رفته را بسیار پرهزینه می‌کنند که به ضرر سازمان است.